Migracja danych do WodGuru

Jeśli do tej pory korzystaliście z innego systemu, albo prowadziliście listę klubowiczów w jakiejkolwiek innej formie, i chcielibyście zachować dane, możemy Wam je bez problemu (i bezpłatnie) przerzucić do WodGuru.

1. Jak wygląda migracja danych do WodGuru?

Będziemy od Was potrzebować danych Waszych klientów, zebranych w pliku excel. Wzór pliku zostawiamy na końcu tego artykułu.
Musimy się umówić na termin migracji danych. Najwygodniej dla nas, jeśli będzie to podczas weekendu, ale wszystko jest do dogadania - po prostu napiszcie do nas na czacie i znajdziemy wspólnie jakiś termin.
Tuż przed migracją poprosimy Was o wysłanie pliku z danymi (chodzi o to, żeby dane które będziemy przenosić były jak najbardziej aktualne).

2. Jakie dane możemy przenieść do WodGuru?

W WodGuru istnieją 3 typy kont klubowiczów: Typy kont klubowiczów

Do WodGuru możemy przenieść 2 typy kont:

Konta gości. Przenosimy tylko dane osobowe, bez przypisanego karnetu.
Konta klubowiczów. Przenosimy to, co w koncie gości + dane dotyczące karnetu. Żebyśmy mogli to zrobić, potrzebujemy od Was dopilnowania kilku rzeczy:

Karnety. Stwórzcie w Waszym wodgurowym koncie, w zakładce Ustawienia > Karnety, karnety o identycznych nazwach, jakie znajdziemy w pliku. Po migracji będziecie mogli nazwy dowolnie zmienić, ale na moment przeniesienia danych system musi rozpoznać i połączyć to, co jest w Waszym pliku z tym, co mamy w systemie. Więcej info tutaj: Tworzenie karnetów
Grafik. Stwórzcie grafik zajęć - po to, żeby w momencie gdy roześlemy do klubowiczów zaproszenia, uniknąć paniki (i zasypania Was wiadomościami od klubowiczów), że nie ma w systemie zajęć, na które można się zapisać Tutaj info na temat tworzenia zajęć w grafiku: Tworzenie zajęć cyklicznych i Tworzenie i edycja zajęć jednorazowych
Płatności online. Jeśli planujecie korzystać z płatności online (tzn. sprzedawać karnety także przez apkę), zadbajcie o to, żeby wszystko było gotowe w momencie migracji danych. Tutaj więcej info, jak się za to zabrać: Płatności online
WWW. Jeśli macie swoją stronę internetową, na której są odnośniki do grafiku, logowania, czy rejestracji konta, upewnijcie się, że linki zostały podmienione na te, które prowadzą do konta w WodGuru. W zakładce Ustawienia > Integracja WWW znajdziecie wszystko, czego potrzebujecie Więcej tutaj: Integracja WodGuru ze stroną internetową

Gdy wszystko jest gotowe, umawiamy się na termin przeniesienia danych i wrzucamy do systemu to, co znajdziemy w przesłanym przez Was pliku:

dane osobowe Waszych klubowiczów
informacje o ich aktualnych karnetach (jaki to karnet i do kiedy jest ważny)

Wszystkie karnety na wejścia będą mieć domyślnie ustawioną liczbę sesji (wejść do wykorzystania) równą 0. Trzeba ją będzie zaktualizować ręcznie, pamiętając, żeby zrobić to zanim klubowicze aktywują konta i zaczną się zapisywać na zajęcia - wejście z karnetu będzie schodziło zawsze w momencie zapisu: Karnet na wejścia

3. Co się dzieje po migracji?

Dajemy Wam znać, że dane zostały przeniesione. I sprawdzacie sobie, czy wszystko jest OK
A jeśli jest OK, to:

W przypadku przeniesienia kont bez karnetów, macie w zakładce Raporty > Klienci listę gości, którym możecie zacząć sprzedawać karnety: Jak przedłużyć karnet?
W przypadku osób z karnetami, na Wasz znak, roześlemy im zaproszenia - każda osoba z przypisanym karnetem otrzyma maila z linkiem do aktywacji konta w WodGuru. Najlepiej jak dacie swoim klientom znać, żeby sprawdzili pocztę Żeby aktywować konto, każdy klubowicz będzie musiał ustalić hasło. Jak to zrobi, zaloguje się do konta swoim mailem i hasłem, które sobie ustawi.

Jeśli do tej pory korzystaliście z bezpłatnej wersji WodGuru, w momencie migracji automatycznie przechodzicie na wersję płatną, zaczynając od darmowego miesiąca Tutaj info o rozliczeniach między nami: Rozliczanie się z WodGuru

4. Jak przygotować plik do migracji?

Przygotujcie proszę plik .csv według instrukcji z tego linku: 👉 Migracja danych do WodGuru - przykład pliku 👈

Nie przenosimy do WodGuru danych klientów, gdzie nie mamy ani numeru telefonu, ani maila. Przynajmniej jedna z tych informacji musi być podana w pliku.

5. Co z przeniesieniem sprzętu (czytnik, drukarka fiskalna)?

Przeniesiemy Wasz sprzęt po skończonej migracji Najlepiej, jak na instalację umówimy się oddzielnie, przez czat
Jaki sprzęt możemy przenieść?

Czytnik kart klubowych / kodów QR (sprawdź tutaj, czy mamy go na liście wspieranego sprzętu: Integracja z czytnikiem kart klubowych)
Drukarkę fiskalną (zerknij tutaj: Integracja WodGuru z drukarką fiskalną)

Jeżeli macie jakiś sprzęt (drukarkę, czytnik), będziemy je wspierać. Jeżeli macie okres wypowiedzenia, nie będziemy Wam w tym czasie wystawiać naszych faktur, żebyście dwa razy nie musieli płacić za system.

Aktualizowane na: 16/08/2023